Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

Responsable del tratamiento

Autocontable es una marca comercial y producto operado por Workflow507.

Marco legal aplicable

• Ley 81 de 26 de marzo de 2019 — Protección de Datos Personales de la República de Panamá.
• Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021 — reglamenta la Ley 81.
• ANTAI (Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información) — órgano de control.
• Ley 51 de 22 de julio de 2008 — Comercio Electrónico.
• Referencias al RGPD de la Unión Europea, aplicable si hubiera usuarios residentes en el espacio europeo.

1. Tres partes, y conviene no confundirlas

Autocontable lo usan firmas contables para procesar las compras de sus clientes. Eso crea una cadena de tres eslabones que define quién responde ante quién:

Si un contribuyente tuyo quiere ejercer sus derechos, se dirige a ti, no a nosotros. Nosotros te damos las herramientas para atenderlo —exportar a Excel y borrar— y te ayudamos si nos lo pides.

Sobre tus propios datos —tu correo, el nombre de tu firma, tu actividad en la aplicación— sí somos nosotros el responsable.

2. Qué datos tratamos

2.1. Los que nos das directamente

• Correo electrónico y contraseña (que nunca vemos: se guarda cifrada de forma irreversible).
• Nombre de tu firma contable.
• Los datos de tus clientes contribuyentes: RUC, dígito verificador, razón social, actividad económica.

2.2. Los que vienen en el archivo que subes

El export de Documentos Electrónicos Recibidos del e-Tax 2.0 que descargas de la DGI. Contiene, de cada compra de tu cliente: RUC y razón social del proveedor, número y fecha de factura, CUFE, montos, ITBMS y tipo de documento.

2.3. Los que genera el sistema

• Tus decisiones de clasificación. Cuando dices que un proveedor es «compra» o «gasto», lo recordamos para el siguiente período. Es la memoria del sistema y es la razón de que ahorre tiempo.
• Registro de actividad: qué se creó, editó o borró, por quién y cuándo.
• Datos técnicos mínimos: dirección IP y momento de la petición, para el control anti-abuso.
• Uso de la aplicación: qué pantallas abres y cuánto tiempo pasas en cada una, en qué días y a qué horas trabajas, qué operaciones repites y qué errores te aparecen. Sirve para saber qué parte del producto cuesta y arreglarla. Las direcciones nunca llevan identificadores: se guarda «ficha del contribuyente», no de qué contribuyente. Y son datos tuyos, de tu trabajo con la herramienta — nunca del contenido de los archivos que subes.
• De dónde llegaste: qué enlace de nuestro sitio te trajo al registro, para saber qué parte de la página explica bien el producto.

2.4. La calculadora del dígito verificador, que se usa sin cuenta

La herramienta pública de /ruc/ la puede usar cualquiera, sin registrarse, y conviene ser exacto sobre qué sale de tu computadora al usarla, porque no es lo mismo para las dos cosas que hace:

• El dígito verificador se calcula dentro de tu navegador. Es aritmética sobre el número que escribes. Ese cálculo no viaja a ninguna parte y funciona aunque el portal de la DGI esté caído.
• La razón social y la actividad se consultan, no se calculan. Para eso el RUC que escribes sí se envía a nuestro servidor, que lo busca en la base pública de facturadores electrónicos de la DGI y te devuelve el resultado.

De esa consulta no guardamos el RUC ni lo asociamos con quien preguntó. Lo único que se registra es tu dirección IP junto a un contador de consultas del día, que es lo que reparte el límite gratuito. Si usas el modo de lista, se consulta un RUC por línea hasta agotar ese límite; la herramienta te dice cuántas quedan antes de empezar.

2.5. Lo que NO tratamos

• Datos de tarjetas o cuentas bancarias. El cobro ocurre íntegramente dentro de Yappy; nosotros solo recibimos la referencia de la transacción.
• Datos sensibles (salud, biometría, ideología, afiliación sindical).
• Ubicación precisa.
• Datos de redes sociales o de navegación fuera de la aplicación.

3. Para qué los tratamos y con qué base legal

NO tratamos tus datos para:

• Publicidad, propia o de terceros.
• Venderlos, alquilarlos o cederlos a nadie.
• Entrenar modelos de inteligencia artificial, ni nuestros ni de terceros. Autocontable no usa inteligencia artificial: aplica reglas deterministas sobre un archivo que la DGI ya emitió.
• Perfilarte ni evaluarte. Las métricas de uso se miran para arreglar el producto, no para juzgar tu trabajo ni para venderle nada a nadie.
• Decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ti. La clasificación es una propuesta que tú revisas y puedes cambiar siempre.

4. Con quién los compartimos

Nadie los mira por curiosidad. Para funcionar, la aplicación se apoya en estos subencargados:

4.1. Transferencias internacionales

Los servidores de base de datos y correo están en Estados Unidos, de modo que hay transferencia internacional en el sentido del artículo 12 de la Ley 81. Elegimos proveedores con garantías contractuales de protección equivalente (cláusulas contractuales tipo y certificaciones de seguridad reconocidas).

4.2. Divulgación por obligación legal

Entregaremos datos si nos lo ordena una autoridad competente por la vía legal. Cuando la ley nos permita avisarte antes, lo haremos.

5. Cómo los protegemos

Medidas técnicas y organizativas conforme al artículo 28 de la Ley 81:

• Cifrado en tránsito: HTTPS (TLS 1.2 o superior) en todas las comunicaciones.
• Cifrado en reposo: la base de datos está cifrada.
• Contraseñas: almacenadas con hashing irreversible. Nadie de nuestro equipo puede leerlas.
• Aislamiento entre firmas impuesto por la base de datos (Row Level Security con FORCE), no solo por la aplicación: cada consulta lleva la identidad de quien pregunta y el motor rechaza cualquier fila de otra firma. Se verifica con pruebas automáticas en cada despliegue.
• Registro de actividad de las operaciones sobre tus datos.
• Límites anti-abuso por dirección IP.
• Copias de seguridad automáticas y cifradas.

Ninguna medida es infalible. Ante una brecha que afecte tus datos te lo diremos sin rodeos al correo registrado, y avisaremos a la ANTAI dentro de las 72 horas desde que tengamos conocimiento, cuando corresponda.

6. Cookies

• Esenciales (no requieren consentimiento por ser estrictamente necesarias): mantener tu sesión iniciada y proteger el servicio.
• Funcionales: tu tema claro/oscuro, el color de acento y la densidad de las tablas. Se guardan en tu propio navegador.
• Analíticas y publicitarias: no usamos ninguna. Ni Google Analytics ni equivalentes. Si algún día lo hiciéramos, lo avisaríamos y pediríamos tu consentimiento.

Puedes gestionarlas desde tu navegador; bloquear las esenciales impide iniciar sesión.

7. Tus derechos

La Ley 81 (art. 6) te reconoce estos derechos, y ejercerlos es gratuito:

• Acceso: saber qué datos tuyos tenemos y cómo los tratamos.
• Rectificación: corregir lo inexacto. La mayoría lo editas tú mismo desde la aplicación.
• Cancelación o supresión: que los borremos. Configuración → Cerrar la cuenta, con efecto inmediato.
• Oposición: negarte a un tratamiento concreto basado en interés legítimo.
• Portabilidad: llevártelos en formato reutilizable. La aplicación exporta a Excel cuando quieras.
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos. Aquí no las hay: toda clasificación es revisable y editable por ti.
• Reclamar ante la ANTAI si no te respondemos o la respuesta no te satisface.

8. Cómo ejercerlos

Escríbenos a hola@workflow507.com desde el correo con el que te registraste, indicando qué derecho quieres ejercer. Podremos pedirte una verificación adicional de identidad si hay duda razonable.

Respondemos en un máximo de 10 días hábiles. Si la solicitud es compleja podremos extenderlo, avisándote del motivo dentro de ese mismo plazo.

9. Menores de edad

Autocontable es una herramienta profesional dirigida a firmas contables. No está destinada a menores de edad ni recogemos sus datos a sabiendas.

10. Cambios a esta política

Si la modificamos de forma relevante te avisaremos por correo con al menos 15 días calendario de antelación. La fecha del encabezado indica siempre la última actualización.

11. Contacto

Workflow507 · Jeziel Elias Leira López · Distrito de La Chorrera, Panamá
hola@workflow507.com · +507 6780-3613